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# Belege manuell buchen
> Was im Reiter Manuell liegt, wie du diese Belege von Hand erfasst und wann Archivieren die richtige Entscheidung ist.
Im Reiter **Manuell** liegen die Belege, bei denen die KI **keine** Buchung erstellt hat — nicht die, bei denen sie unsicher war. Der Unterschied ist praktisch: Hier findest du ein leeres Buchungsfeld, nicht einen Vorschlag zum Korrigieren.
Typische Gründe: Der Beleg ist unleserlich oder unvollständig, wesentliche Angaben fehlen, oder es handelt sich um eine erkannte Dublette.
## So gehst du vor
Öffne den Reiter **Manuell** und klicke den Beleg an. Sieh dir das Belegbild links an und klär zuerst den Sachverhalt — bei diesen Belegen ist die Frage meist nicht, auf welches Konto es geht, sondern was überhaupt abgerechnet wurde.
Erfasse dann die **Buchungssätze** selbst mit Konto, BU-Schlüssel und Betrag und ergänze die **Belegdaten**: Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld 1 und Rechnungsbetrag. Der **Restbetrag** muss auch hier auf 0,00 € stehen.
Klicke anschließend auf **Freigeben**. Ab dann verhält sich der Beleg wie jeder andere freigegebene.
## Die drei Sonderfälle
**Dublette → Archivieren.** Nicht wegbuchen. Eine weggebuchte Dublette verfälscht den Aufwand, und die zugehörige Zahlung findet später zwei Kandidaten statt einem.
**Rückfrage beim Mandanten nötig → Überspringen.** Der Beleg bleibt im Workflow, geht aber nicht in den Stapel. Denk daran, dass übersprungene Belege nicht mehr unter **Offen** zählen — geh sie vor dem Export noch einmal durch.
**Beleg gehört gar nicht hierher → Archivieren.** Private Rechnungen, Belege eines anderen Mandanten, Werbung im Belegeingang. Archivieren ist hier richtig, nicht auf ein Privatkonto buchen.
Bist du dir bei einem Sachverhalt unsicher, nutz **KI fragen** direkt am Beleg. Otto kennt den Belegkontext, kann eine Buchung vorschlagen und den steuerlichen Hintergrund erklären — das ist bei genau diesen schwierigen Belegen nützlicher als beim Routinefall.
Wenn sich ein Belegtyp bei einem Mandanten wiederholt und regelmäßig unter Manuell landet, ist das ein Hinweis für den [Funktionsstand](/funktionsstand/funktionsstand) — meld es, statt es jeden Monat neu von Hand zu buchen.
Den Assistenten am schwierigen Beleg nutzen.
Der Unterschied zwischen Manuell und Prüfen.