Anwednungsfälle: Otto mit DATEVconnect, Outlook und DMS kombinieren

Am meisten holst du aus dem Chat heraus, wenn Otto mehrere Quellen kombiniert: Daten aus DATEVconnect, E-Mails aus Outlook und Dokumente aus der DATEV DMS Suche. Jeder Fall zeigt, wofür er gut ist, was du vorher in den Kontext setzt und welche Nachricht du schickst.

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Postfach und Mandantenkommunikation

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Offene E-Mails nach Mandanten sortieren

Für den Start in den Tag oder die Woche. Otto wertet dein Postfach aus und zeigt pro Mandant, was offen ist und was von dir gebraucht wird. Mit dem Kalender dazu siehst du gleich, welche Termine du vorbereiten musst. Kontext: @Outlook Email · @Outlook Kalender · ohne Mandant

Zeig mir alle E-Mails der letzten 7 Tage, auf die ich noch nicht geantwortet habe, gruppiert nach Mandant: worum es geht, was von mir gebraucht wird und bis wann. Nimm die Termine dieser Woche dazu und schreib zu jedem, was ich vorbereiten muss.

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Mandantenanfrage mit echten Zahlen beantworten

Wenn ein Mandant nach Zahlen fragt, etwa warum das Ergebnis gesunken ist oder was an einen Lieferanten gezahlt wurde. Otto liest die Anfrage, holt die Werte aus DATEV und schreibt den Antwortentwurf. Kontext: @Mandant · @Outlook Email · @DATEVconnect

Beantworte die letzte E-Mail des Mandanten zum Thema “Umsatzsteuervoranmeldung”. Hol dir die Zahlen für 2026 aus DATEV und schreib einen Entwurf, den auch jemand ohne Buchhaltungswissen versteht.

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Fehlende Belege anfordern, ohne doppelt nachzufragen

Bankumsätze ohne Beleg stehen auf Durchlaufende Posten (1590 im SKR03, 1370 im SKR04). Otto zieht die offenen Posten und prüft, ob der Beleg schon per E-Mail gekommen ist. Für den Rest schreibt er die Anforderung an den Mandanten. **Kontext: @**Mandant · @DATEVconnect · @Outlook Email

Was steht 2026 auf Durchlaufende Posten noch offen? Schreib mir eine Anforderung an den Mandanten, größte Beträge zuerst.

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Abstimmen und prüfen

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Summen- und Saldenliste auf Auffälligkeiten prüfen

Statt die Summen- und Saldenliste (SuSa) nur zu ziehen, lässt du sie gegen das Vorjahr prüfen. Am Ende steht eine Rückfragenliste, die du direkt an den Mandanten geben kannst. Kontext: @Mandant · @DATEVconnect

Zieh die SuSa Januar bis September 2026 und vergleich sie mit dem gleichen Zeitraum 2025. Markier Abweichungen über 20 %, Konten mit untypischem Saldo wie Kasse im Haben oder Kreditoren im Soll und alle Verrechnungs- und Transitkonten, die nicht auf null stehen. Mach daraus eine Rückfragenliste an den Mandanten.

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Umsatzsteuer verproben

Vor dem Jahresabschluss oder wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) auffällig ist. Otto rechnet die Erlöse nach Steuersatz hoch und stellt sie der gebuchten Umsatzsteuer gegenüber. Kontext: @Mandant · @DATEVconnect

Mach eine Umsatzsteuer-Verprobung für Januar bis September 2026: Erlöskonten nach Steuersatz gegen die gebuchte Umsatzsteuer. Zeig mir Differenzen mit einem möglichen Erklärungsansatz.

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Geldtransit und Verrechnungskonten auflösen

Wenn ein Konto wie Geldtransit (1360 im SKR03, 1460 im SKR04) nicht auf null steht und keiner mehr weiß, warum. Otto ordnet zusammengehörige Soll- und Habenbuchungen zu, zeigt, was wirklich offen ist, und schlägt Umbuchungen vor. Kontext: @Mandant · @DATEVconnect

Was steht 2026 auf dem Geldtransitkonto noch offen? Ordne zusammengehörige Buchungen zu und schlag mir für den Rest Umbuchungen vor.

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Offene Posten und Doppelzahlungen finden

Für die Abstimmung von Debitoren und Kreditoren. Otto findet alte offene Posten (OPOS), nicht verrechnete Gutschriften und mögliche Doppelzahlungen. Kontext: @Mandant · @DATEVconnect

Zeig mir alle offenen Posten aus 2025 und 2026, die älter als 90 Tage sind. Such außerdem nach möglichen Doppelzahlungen bei Kreditoren: gleicher Kreditor, gleicher Betrag, kurzer Abstand. Mach daraus eine Klärungsliste für den Mandanten.

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Mit der Akte arbeiten

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Verträge gegen die Buchhaltung prüfen

Otto sucht Miet-, Leasing- oder Darlehensverträge über die DATEV DMS Suche und prüft, ob die Buchhaltung dazu passt. Die DMS Suche reicht drei Jahre zurück, ältere Verträge findet Otto nicht. Kontext: @Mandant · @DATEV DMS Suche · @DATEVconnect

Such den Mietvertrag des Mandanten und prüf, ob Miete und Kaution 2026 so gebucht sind, wie es im Vertrag steht.

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Steuerbescheide mit gebuchten Vorauszahlungen abgleichen

Otto holt die aktuellen Bescheide aus dem DMS und vergleicht die festgesetzten Vorauszahlungen mit den Buchungen auf den Steuerkonten. So fallen fehlende Vorauszahlungen und nicht gebuchte Nachzahlungen auf. Kontext: @Mandant · @DATEV DMS Suche · @DATEVconnect

Such die aktuellen Bescheide zur Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer und gleich die festgesetzten Vorauszahlungen für 2026 mit den Buchungen auf den Steuerkonten ab. Wo gibt es Differenzen?

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Schnell-Briefing bei Vertretung

Wenn du einen Mandanten kurzfristig übernimmst, etwa bei Urlaub oder Krankheit. Otto fasst zusammen, was zuletzt lief, was offen ist und wie weit die Buchhaltung ist. Kontext: @Mandant · @Outlook Email · @DATEVconnect · @DATEV DMS Suche

Ich übernehme ab morgen diesen Mandanten. Gib mir ein Briefing: Worum ging es in den letzten E-Mails, was ist offen, bis wann ist 2026 gebucht, was steht auf Durchlaufende Posten noch offen und welche Dokumente sind in den letzten drei Monaten im DMS dazugekommen?