Status-Leiste über der Belegliste mit den Zählern
Die Status, die Arbeit bedeuten
Offen ist die Summe aus Manuell und Prüfen — also alles, was noch dein Zutun braucht. Das ist die Zahl, die am Monatsende auf null stehen muss. Manuell heißt: Die KI konnte keine sichere Buchung erstellen. Sie hat es nicht schlecht gemacht, sie hat es gar nicht gemacht. Typische Gründe sind ein unleserlicher Beleg, fehlende wesentliche Angaben oder eine erkannte Dublette. Diese Belege erfasst du vollständig selbst. Prüfen heißt: Die KI hat kontiert, ist sich aber nicht sicher. Der Unterschied zu Manuell ist wichtig — hier liegt ein vollständiger Vorschlag vor, du kontrollierst und korrigierst nur. Warum sie unsicher war, steht in der KI-Analyse am Beleg, und das ist dein Prüfauftrag.Die Status, die keine Arbeit bedeuten
Freigegeben ist fertig und geht beim nächsten Export in den Stapel. Bei automatischen Freigaben ziehst du trotzdem Stichproben. Eingereicht heißt, der Beleg ist per Stapel an Kanzlei-Rechnungswesen übergeben. Ab hier arbeitest du in DATEV weiter, nicht mehr hier. Dieser Reiter sieht anders aus als die übrigen: Statt der Belegliste bekommst du eine Tabelle der übergebenen Buchungen mit den DATEV-Feldern — Kreditor, Betrag, Konto, Gegenkonto, BU, Belegfeld 1 und Belegdatum. Jede Zeile trägt einen doppelten Haken. Nutze diese Ansicht als Gegenkontrolle nach dem Export: Was hier steht, ist genau das, was in der Primanota ankommen muss. Ein leeres Belegfeld 1 oder ein Gegenkonto, das du nicht erwartest, fällt in dieser Tabelle deutlich schneller auf als in der Einzelansicht.Die zwei Status, die man leicht übersieht
Übersprungen sind Belege, die du bewusst zurückgestellt hast, meist wegen einer Rückfrage beim Mandanten. Sie sind nicht erledigt und werden nicht übertragen. Sie zählen aber auch nicht mehr unter Offen — deshalb ist es möglich, einen Monat mit einem Offen-Zähler auf null abzuschließen und trotzdem unvollständig zu sein. Geh die Übersprungenen vor dem Export einmal durch. Dubletten sind doppelte oder bereits gebuchte Rechnungen. Die archivierst du. Nicht wegbuchen — eine weggebuchte Dublette verfälscht den Aufwand und die zugehörige Zahlung findet später keinen eindeutigen Beleg.Blauer und grüner Haken
Bei Freigegeben gibt es zwei Farben, und der Unterschied ist nicht kosmetisch. Blau heißt: Die KI hat automatisch freigegeben. Das passiert nur bei sehr eindeutigen Fällen — bekannter Kreditor, klarer Sachverhalt, plausibler Betrag. Bei Auslandssachverhalten und Fremdwährung passiert es grundsätzlich nicht. Grün heißt: Ein Mensch hat freigegeben.Dein Ziel für den Monat ist immer dasselbe: Offen auf 0, und die Übersprungenen aufgelöst. Alles andere ergibt sich daraus.
Eingangsrechnungen prüfen
Der Arbeits-Loop für alles, was unter Offen steht.
Auslandsbelege
Warum §13b und Fremdwährung auf Manuell landen.