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Alle Kosten laufen über Kreditoren im 70000er-Bereich. Kann die KI den Lieferanten keinem bestehenden Kreditorenkonto zuordnen, bucht sie auf das Sammelkonto und weist dich darauf hin. Den Kreditor legst du dann direkt aus dem Beleg heraus an — ohne Wechsel nach DATEV.

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Woran du den Fall erkennst

Unter der KI-Analyse steht der Hinweis Kreditor nicht eindeutig zugeordnet mit dem Zusatz, dass die Konfidenz beim Gegenkonto niedrig war und gegebenenfalls das Sammelkonto verwendet wurde. Im Feld Gegenkonto (Kreditor) steht dann 70000 · Sammelkonto. Rechts im Hinweis liegt der Button + Kreditor anlegen.
Belegansicht mit dem Hinweis Kreditor nicht eindeutig zugeordnet und dem Sammelkonto im Gegenkonto

Hinweis in der KI-Analyse mit dem Button Kreditor anlegen

Warum du das nicht so stehen lässt: Auf dem Sammelkonto gibt es keine Offene-Posten-Verwaltung pro Lieferant. Laufen mehrere Lieferanten auf 70000, ist die OPOS-Liste in DATEV wertlos, der Saldo pro Lieferant nicht mehr ablesbar, und die Zahlung findet beim Matching keinen eindeutigen Gegenpart.

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Den Kreditor anlegen

Klick auf + Kreditor anlegen. Es öffnet sich der Dialog Kreditor in DATEV anlegen mit drei Feldern. Lieferantenname — der vollständige Name. DATEV kürzt das Kreditorenkürzel auf 15 Zeichen, deshalb gehört der unterscheidende Teil nach vorn. Bei einem kurzen Firmennamen ist das unkritisch; bei „Stadtwerke München Versorgungs GmbH“ entscheidet die Reihenfolge darüber, ob du das Konto später in der Auswahlliste wiedererkennst. Rechtsform — GmbH, UG, AG, e. V.: juristische Person. Einzelunternehmer und Freiberufler: natürliche Person. Nicht spezifiziert nimmst du nur, wenn du es aus dem Beleg wirklich nicht ableiten kannst. USt-IdNr (optional) — wenn vorhanden, wird sie im Konto hinterlegt. Bei EU-Lieferanten trag sie ein: An ihr hängen der innergemeinschaftliche Erwerb und die Zusammenfassende Meldung. Bei inländischen Lieferanten kannst du das Feld leer lassen.
Dialog mit den Feldern Lieferantenname, Rechtsform und USt-IdNr sowie dem Button Kreditor anlegen

Dialog Kreditor in DATEV anlegen

Klick auf Kreditor anlegen. Das Konto entsteht in DATEV und wird im Beleg sofort als Gegenkonto gesetzt — das Sammelkonto verschwindet aus dem Feld.

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Weitere offene Belege übernehmen

Danach fragt die App, ob weitere offene Belege desselben Lieferanten aktualisiert werden sollen. Übernehmen setzt den neuen Kreditor auf allen offenen Belegen dieses Lieferanten, Nicht jetzt nur auf dem Beleg, an dem du gerade arbeitest.
Dialog mit den Optionen Übernehmen und Nicht jetzt

Rückfrage nach weiteren offenen Belegen

Nimm im Regelfall Übernehmen. Bei einem Lieferanten, von dem im Monat acht Belege ankommen, ersparst du dir damit sieben identische Korrekturen.
Beachte! Der Dialog spricht von offenen Belegen. Belege, die schon freigegeben oder eingereicht sind, behalten das Sammelkonto — die korrigierst du in DATEV nach. Genau deshalb arbeitest du den Hinweis beim ersten Beleg eines Lieferanten ab und nicht am Monatsende.

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Wann du keinen eigenen Kreditor anlegst

Ob ein Lieferant mit einer einzigen Kleinbetragsrechnung im Jahr ein eigenes Konto bekommt, ist eine Kanzlei- und Mandantenentscheidung, keine technische. Halte die Regel in der Mandanten-Notiz fest — sonst legt sie jede Kollegin anders aus und der 70000er-Bereich wächst ungleichmäßig.

Eingangsrechnungen prüfen

Der Loop, in dem dieser Hinweis auftaucht.

Matching

Warum der richtige Kreditor für den Zahlungsabgleich zählt.