Eingangsrechnungen prüfen und freigeben

Nach dem Import liegen die Belege vorkontiert in der App. Du prüfst jeden einzeln und gibst ihn frei. Mit der Freigabe wird aus dem KI-Vorschlag deine Buchung — sie geht beim nächsten Export in den Buchungsstapel und ist ab dann in DATEV. Gehe in der Seitenleiste zu Buchhaltung → 2 Eingangsrechnung. Der Reiter Prüfen zeigt die Belege, die die KI kontiert hat, bei denen sie sich aber nicht sicher war. Klicke einen Beleg an. Es öffnet sich die Detailansicht: links das Belegbild, rechts die Kontierung.

​

Zuerst die KI-Analyse lesen

Der Abschnitt KI-Analyse nennt den Grund, warum dieser Beleg überhaupt auf Prüfen liegt — und dieser Grund ist dein Prüfauftrag. Die häufigsten drei:

• §13b-Verdacht — die KI hält den Fall für Reverse Charge. Prüf, ob der Sachverhalt das wirklich ist und ob der BU-Schlüssel dazu passt.
• Abweichender Leistungsempfänger — auf der Rechnung steht ein anderer Name als der Mandant. Kann eine Betriebsstätte sein, kann eine private Rechnung sein.
• Monatsübergreifender Leistungszeitraum — die Leistung läuft über den Monatswechsel. Entscheide, in welche Periode sie gehört.

Bei Auslandsbelegen gibt die KI grundsätzlich nie automatisch frei.

​

Dann Buchungssätze und Belegdaten

Im Bereich Buchungssätze prüfst du Sachkonto, BU-Schlüssel, Betrag und gegebenenfalls die Kostenstelle. Der Restbetrag unter den Zeilen muss auf 0,00 € stehen. Steht dort noch etwas, geht die Buchung nicht auf — bei mehreren Kostenarten teilst du sie über Splitbuchungen auf. Darunter gleichst du die Belegdaten gegen das Belegbild ab. Zwei Felder sind dabei wichtiger als die anderen: Das Belegdatum bestimmt die Periode — ein falsches Datum verschiebt die Buchung in den falschen Monat und damit in die falsche UStVA. Belegfeld 1 trägt die Rechnungsnummer des Lieferanten; fehlt sie, wird die Offene-Posten-Verwaltung in DATEV unbrauchbar und die App erkennt Dubletten schlechter.

​

Deine Checkliste pro Beleg

• Passt das Sachkonto zum Lieferanten und zur Leistung?
• Stimmt der BU-Schlüssel, besonders bei Auslandsbelegen?
• Ist der richtige Kreditor hinterlegt?
• Stimmen Belegdatum und Rechnungsnummer mit dem Belegbild?
• Steht der Restbetrag auf 0,00 €?

Passt alles, drücke Enter oder klicke auf Freigeben. Der Beleg bekommt einen grünen Haken und verschwindet aus der Prüfliste. Weiter geht es mit Pfeil runter zum nächsten — bei einer sauberen Liste arbeitest du so mehrere Belege pro Minute ab.

​

Wenn du nicht weiterkommst

Du brauchst eine Rückfrage beim Mandanten: Überspringen. Der Beleg bleibt im Workflow, wandert aber nicht in den Stapel. Der Beleg ist eine Dublette: Archivieren. Nicht wegbuchen — sonst hast du den Aufwand doppelt und die Zahlung findet später keinen eindeutigen Beleg. Der Beleg ist unleserlich oder der Sachverhalt unklar: Reiter Manuell, von Hand buchen. Die Belegart ist falsch erkannt — in der Eingangsrechnungsliste liegt eine Ausgangsrechnung oder ein Kontoauszug: In der Kopfzeile über Belegart ändern auf die richtige Art umstellen. Nicht archivieren; der Beleg ist nicht falsch, nur falsch einsortiert, und beim Archivieren fällt er aus dem Prozess. Der Kreditor ist nicht eindeutig zugeordnet — im Gegenkonto steht 70000 · Sammelkonto: Über + Kreditor anlegen im Hinweis der KI-Analyse ein eigenes Kreditorenkonto erzeugen. Der Ablauf steht in Kreditor in DATEV anlegen. Nicht auf dem Sammelkonto freigeben — sonst ist die Offene-Posten-Verwaltung für diesen Lieferanten hin. Die Rechnung betrifft mehrere Monate — Jahreslizenz, Versicherung, Wartungsvertrag: An der Buchungsposition eine Rechnungsabgrenzung einrichten statt den vollen Betrag in einen Monat zu buchen. Der Ablauf steht in Wiederkehrende Buchungen.