E-Mails und Teams im Chat: die Outlook-Integration

Outlook Email, Outlook Kalender und Teams sind mit dem Chat verbunden. Du musst dafür nichts einrichten: Wer sich mit seinem Microsoft-Konto anmeldet, hat die Anbindung bereits. Das Hin- und Herkopieren von E-Mails in den Chat entfällt damit. Gesetzt wird die Quelle über + → Integrationen auswählen → Outlook Email, oder kürzer mit @Outlook direkt im Eingabefeld. Danach steht sie rechts im Kontext.

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Den Tag mit einer Zusammenfassung starten

Zeig mir alle E-Mails von heute und fass zusammen, was ich zu tun habe. @Outlook

Du bekommst eine Aufstellung: von wem die E-Mail kam, zu welchem Mandanten sie gehört und was der Absender möchte. Die E-Mail selbst liest du weiterhin in Outlook, im Chat geht es um die Frage, was zu tun ist. Für diese Abfrage brauchst du keinen Mandanten: Du lässt ja dein ganzes Postfach auswerten. Erst wenn du einen einzelnen Vorgang bearbeitest, setzt du den Mandanten dazu.

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Anfragen direkt im Chat beantworten

Im selben Chat kannst du die Antwort gleich erledigen. Setz den Mandanten per @. Hast du DATEVconnect in diesem Chat schon genutzt, bleibt die Integration im Kontext stehen. Dann beschreibst du, was in die E-Mail soll und in welcher Form zum Beispiel: „Bitte eine E-Mail an Herrn … mit dem Anlagenverzeichnis zum aktuellen Stand als Excel.” Der Entwurf erscheint mit Betreff, Text und Anhang. Lies ihn gegen, bevor er rausgeht: Otto bewertet den Inhalt zwar mit, das ersetzt deine fachliche Prüfung nicht. Danach hast du zwei Wege 1. Als Entwurf speichern legt die E-Mail in deinen Outlook-Entwürfen ab, inklusive Signatur, und du verschickst sie wie gewohnt oder 2. du sendest direkt aus dem Chat.

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Teams und Kalender

Dieselbe Anbindung umfasst Teams und den Outlook Kalender. Du kannst dir interne Besprechungen zusammenfassen lassen, mandantenbezogen oder teamintern, etwa fürs Qualitätsmanagement und das Ergebnis anschließend über den Arbeitsordner im DATEV DMS beim passenden Mandanten ablegen.

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Geteilte Postfächer

Geteilte Postfächer lassen sich je nach Einrichtung ebenfalls auslesen. Ob es bei euch funktioniert, hängt davon ab, wie das Konto in Microsoft 365 aufgesetzt ist, am besten einmal ausprobieren.

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Was aktuell noch nicht geht

Versendete E-Mails werden nicht automatisch im DATEV DMS abgelegt. Die Funktion ist in Arbeit. Weil jede Kanzlei anders ablegt manche nur die Antwort, manche den ganzen Verlauf, manche gar nicht , wird die Ablagelogik je Kanzlei abgestimmt. Bis dahin legst du die E-Mail über den Arbeitsordner im passenden Bereich ab, zum Beispiel FiBu › Schriftverkehr.