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Der aus Limetax übertragene Buchungsstapel liegt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bereit. Jetzt spielst du ihn dort ein, kontrollierst die Primanota und schreibst den Zeitraum fest. Ab dem Festschreiben ist der Monat aus — Buchungen lassen sich nur noch stornieren, nicht mehr ändern. Deshalb ist die Kontrolle zwischen Einspielen und Festschreiben der wichtigste Schritt: das ist der letzte Punkt, an dem eine Korrektur billig ist. Der Artikel geht davon aus, dass du mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen grundsätzlich vertraut bist — die konkreten Menüpunkte pro DATEV-Version können abweichen. Was hier steht, ist die inhaltliche Reihenfolge, in der du arbeitest.
Festschreiben ist irreversibel. Nach dem Festschreiben sind Buchungen unveränderlich. Korrekturen laufen dann nur noch über Storno mit Neubuchung — mit allen Konsequenzen für Historie, UStVA und Abstimmung. Schreib erst fest, wenn du die Primanota geprüft hast und der Monat inhaltlich sitzt.

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1. Am Mandanten anmelden

Öffne DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Rewe) und melde dich am Mandanten an. Wechsle in den Bereich Buchführung und in das Wirtschaftsjahr, in das der Stapel gehört. Wenn du am falschen Wirtschaftsjahr arbeitest, importierst du den Stapel in einen Zeitraum, in dem er nichts zu suchen hat — das passiert vor allem am Jahreswechsel, wenn du am 3. Januar noch den Dezember buchst.

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2. Stapel einspielen

Im Bereich Stapelverarbeitung liegt der von Limetax übertragene Stapel. Öffne ihn und schau dir kurz die Kopfdaten an: Anzahl Buchungen, Summe, Kennung des Mandanten. Wenn die Kennung nicht zum aktuell geöffneten Mandanten passt, hast du entweder den falschen Mandanten geöffnet oder der Stapel gehört zu einem anderen — abbrechen, klären. Ist alles stimmig, spielst du den Stapel in die Primanota ein. Er landet dort als vorgeschlagene Buchungen, noch nicht verbucht.

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3. Primanota kontrollieren

Das ist der eigentliche Prüfschritt. Geh die Primanota Position für Position durch und achte auf:
  • Steuerliche Sonderfälle. §13b-Buchungen und i. g. Erwerb erzeugen jeweils zwei Buchungssätze (USt und VSt). Prüf, ob beide korrekt gebucht sind.
  • Gerundete Beträge. Wenn du Positionen mit Netto plus USt zusammengerechnet siehst und der Bruttobetrag um 1 Cent von der Rechnung abweicht, ist es meist eine Rundungsdifferenz aus der Umrechnung. Bei Bedarf manuell nachbuchen.
  • Sammelbuchungen. Wenn Limetax einen Split übertragen hat, siehst du in der Primanota mehrere Zeilen zum selben Beleg. Prüf, ob die Summen aufgehen.
  • Auslandsbelege in Fremdwährung. Die EUR-Umrechnung ist an dieser Stelle in DATEV erfolgt — ist der Kurs plausibel? Bei extremen Kursschwankungen im Verlaufsjahr lohnt sich ein Sanity-Check.
  • Anlagenzugänge. Buchungen auf Sachkonten des Anlagevermögens (0400/0410 bei SKR 03, 0650/0690 bei SKR 04) sind Zugänge, die anschließend in der Anlagenbuchhaltung ergänzt werden müssen. Markier sie dir.
Primanota in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit importierten Buchungen aus Limetax

Primanota nach dem Stapel-Import

Wenn du in der Primanota etwas findest, das nicht stimmt: jetzt korrigieren. Du kannst einzelne Buchungen ändern, ergänzen oder herausnehmen, solange der Stapel nicht verbucht ist.

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4. Verbuchen

Wenn die Primanota sitzt, verbuch den Stapel. Ab jetzt sind die Buchungen im Bestand — sie erscheinen in Kontoauszügen, in der Summen-Salden-Liste, in der BWA. Änderungen sind bis zum Festschreiben noch als Korrektur möglich, ab dem Festschreiben nur noch als Storno.

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5. Festschreiben

Wenn du sicher bist, dass der Monat inhaltlich stimmt, schreibst du den Zeitraum fest. Meist läuft das mandantenweit über eine Festschreib-Funktion, die dir den letzten festschreibbaren Monat vorschlägt. Bestätige den Monat, gib die Begründung (falls in DATEV eingerichtet) und lass festschreiben.
Nach dem Festschreiben ist der Monat abgeschlossen. Die UStVA und die BWA rechnen mit den finalen Zahlen. Der nächste Monatslauf in Limetax kann starten.
Der Festschreib-Zeitpunkt ist eine Kanzlei-Entscheidung. Manche Kanzleien schreiben monatlich fest, andere quartalsweise, andere erst zum Jahresabschluss. Innerhalb eines Mandanten sollte der Rhythmus fest sein — sonst weiß niemand, ob eine Korrektur eine Änderung oder ein Storno ist.

Stapel übertragen

Der Schritt aus Limetax heraus.

Anlagenzugänge

Zugänge in die Anlagenbuchhaltung übernehmen.