Stammdaten-Ansicht mit synchronisierten Feldern und Notiz
Notiz und Buchhaltungsnotiz
Die beiden Notizfelder am Mandanten sind das Gedächtnis, das die KI mitliest. Was du dort hinterlegst, wirkt bei jedem Beleg und in jeder generierten Nachricht: die Notiz in den Stammdaten für alles rund um den Mandanten und die Kommunikation, die Buchhaltungsnotiz für Regeln, die bei der Vorkontierung greifen sollen. Beide Felder sind bewusst offen — kein Format, keine Pflichtfelder. Formuliere als Anweisung, nicht als Stichwort: „Der Mandant wird geduzt.” wirkt, „Duzen” nicht.- Ansprache und Tonalität. „Der Mandant wird geduzt.” Die KI übernimmt das in E-Mail-Entwürfen, etwa bei der Anforderung fehlender Belege.
- Ansprechpartner und bevorzugter Kanal. Wer hat den Zugang zu DATEV Unternehmen Online, wer antwortet schnell, welche Adresse kommt tatsächlich an. Nicht jede Mail an den Firmenaccount erreicht jemanden.
- Welche Zahlungskonten in Limetax gebucht werden und welche in DATEV. Der wichtigste Eintrag überhaupt — ohne ihn lädt irgendwann jemand einen DUO-Kontoauszug in Limetax hoch. Siehe Welche Konten wo.
Was in die Buchhaltungsnotiz gehört
Alles, was die KI beim Kontieren wissen muss:- Feste Sachkonten. „Reisekostenpauschalen immer auf 4670.” „Rechnungen von Firma X immer auf Kostenstelle 800.”
- Mandantenspezifische Sonderfälle. „Firmenwagen mit Fahrtenbuch — die private Nutzung wird jährlich zum Jahresabschluss gebucht, nicht monatlich.”
- Umsatzsteuerliche Besonderheiten. Steuerfreie Umsätze, §13b-Fälle, abweichende BU-Schlüssel bei bestimmten Lieferanten.
Was nicht hineingehört
- Termine und Erinnerungen. Die Notiz ist statisch. „Bis 15.11. anrufen” erinnert niemand automatisch — nutz dafür euer Aufgabensystem.
- Persönliche Wertungen. „Der Mandant ist immer schwierig” hilft niemandem und ist heikel, sobald Externe die Notiz sehen. Bleib neutral und sachbezogen.
Welche Konten wo
Der wichtigste einzelne Eintrag für die Notiz.
Kostenstellen
Was zusätzlich auf der Stammdatenseite steht.